Maatwerk en automatisering

Het klusje dat elke week terugkomt, kan ook vanzelf gaan

De meeste IT-hulp komt pas in beweging als er iets stuk is. Dit gaat over het omgekeerde: handelingen die gewoon werken, maar elke week opnieuw jouw tijd kosten. Die neem ik over met een oplossing die past bij de systemen die je al gebruikt.

Systemen aan elkaar knopen
Terugkerende handelingen
Bewaakt na oplevering

Vraag een offerte aan Even bellen

Een gemiste oproepvoorbeeld

Zoals het nu gaat

Er wordt gebeld terwijl niemand kan opnemen. De beller hangt op en probeert het misschien ergens anders. Jij weet van niets.

↓

Met automatisering

De beller krijgt automatisch een WhatsApp-bericht, en het gesprek komt alsnog op gang — in een gedeelde inbox waar je collega’s samen in werken.

Waar maatwerk over gaat

Niet het werk dat stukgaat, maar het werk dat blijft terugkomen

Bijna elk bedrijf heeft van die handelingen. Ze zijn niet moeilijk, ze duren niet lang, en juist daarom staat er nooit iemand bij stil. Bij elkaar opgeteld kosten ze wel elke week tijd. Meestal vallen ze in drie soorten.

Overtypen

Wat in het ene systeem staat, moet ook in het andere. Een bestelling, een adres, een afspraak. Je typt het over, en als je even geen tijd hebt loopt het achter — met alle verwarring van dien.

Op vier plekken tegelijk

Eén verandering, en je moet hem overal doorvoeren. Op de website, in de telefoon, in Google, in de agenda. Dat je er eentje vergeten bent, ontdek je pas als een klant erover valt.

Signalen zonder opvolging

Er gebeurt iets wat om actie vraagt, maar niemand ziet het op tijd. Een gemiste oproep, een melding, een bericht dat blijft liggen omdat iedereen dacht dat een ander het oppakte.

Praktijkvoorbeeld

De beller die niemand meer terugbelde

Bij een klant kwamen er gesprekken binnen op momenten dat er niemand kon opnemen. Druk in de zaak, iemand onderweg, of gewoon net even niet. De beller kreeg geen antwoord en hing op. Wat daarna gebeurde, zag niemand: soms belde diegene later nog eens, soms belde die de volgende in het rijtje.

Wat ik heb gebouwd. De telefooncentrale daar is een Voys-centrale, en die weet precies wanneer een oproep gemist is. Op dat signaal stuurt de automatisering de beller automatisch een WhatsApp-bericht, zodat het gesprek alsnog op gang komt. Via een kanaal waarop mensen wél rustig reageren, ook als ze net in de auto zaten.

Die berichten komen binnen in Chatwoot, een gedeelde inbox. Daardoor houdt het bedrijf overzicht over wie met welk gesprek bezig is, en kunnen meerdere medewerkers vanuit dezelfde inbox werken. Geen dubbel werk, en geen gesprek dat blijft liggen omdat iedereen aannam dat een ander het al had opgepakt.

Voor

Een gemiste oproep verdween in het niets. Of er nog contact kwam, hing af van hoeveel geduld de beller had.

Na

Elke gemiste oproep wordt een gesprek dat ergens landt, bij een collega die ziet dat hij het oppakt.

Wat het in gang zetEr wordt gebeld en de oproep wordt niet opgenomen.

↓

De centrale geeft het doorDe Voys-centrale meldt dat deze oproep gemist is.
De beller krijgt een berichtAutomatisch een WhatsApp, zodat het gesprek alsnog begint.
Het antwoord komt in de gedeelde inboxAlles komt samen in Chatwoot, op één plek.
Iedereen ziet wie erop zitMeerdere medewerkers werken vanuit dezelfde inbox, zonder dubbel werk.

Voys
WhatsApp
Chatwoot

Praktijkvoorbeeld

De winkel gaat een week dicht, met één bericht

Een klant meldt dat de winkel een week dicht gaat. Op zich niks bijzonders, maar er hangt een rijtje losse klusjes aan vast. De telefoon, het bandje, de openingstijden op de website, de vermelding in Google. Allemaal op een andere plek, en dat je er eentje vergeten bent merk je pas als er iemand voor een dichte deur staat.

Wat ik heb gebouwd. Nu is dat één bericht. De automatisering schakelt de telefooncentrale uit en zet er een bandje op met de datum dat je weer open bent — of schakelt door naar een nummer dat jij aanwijst, als je toch bereikbaar wilt blijven.

Tegelijk worden de openingstijden op de website aangepast, met een duidelijke melding dat je die week gesloten bent, en wordt de Google-vermelding bijgewerkt. Wie je opzoekt in Google of Maps ziet meteen dat je dicht bent. En na die week draait alles zichzelf terug: bandje eraf, tijden terug, vermelding weer normaal.

Voor

Vier handelingen op vier plekken, vooraf en achteraf. En maar hopen dat je er geen vergat.

Na

Eén bericht, en het staat allemaal goed. Ook als je weer opengaat, zonder dat je eraan hoeft te denken.

Wat het in gang zet“We zijn volgende week een week dicht.”

↓

De telefooncentrale schakelt omUit, met een bandje erop, of doorgeschakeld naar een nummer dat jij aanwijst.
De website past zich aanDe openingstijden kloppen weer, met de melding dat je die week gesloten bent.
Google wordt bijgewerktWie je opzoekt in Google of Maps ziet meteen dat je dicht bent.
En daarna terugNa die week draait alles zichzelf terug naar normaal.

En het derde voorbeeld

Welk terugkerend klusje kost jou elke week tijd?

Ik verzin niet vooraf wat er bij jou te automatiseren valt. Dat komt uit je eigen week. Deze vragen halen er meestal binnen een paar minuten iets uit.

Wat typ je elke week over van het ene systeem naar het andere?

Welke handeling doe je eigenlijk alleen nog omdat het altijd zo gegaan is?

Wat blijft er liggen op de dagen dat jij er niet bent?

Welke melding komt wel binnen, maar doet niemand iets mee?

Wat moet je bij elke verandering op meerdere plekken tegelijk aanpassen?

Welk klusje schuif je door tot iemand erover begint?

Herken je er één? Dan is dat meestal precies het punt om te beginnen.

Mijn digitale collega

Max, de collega die nooit iets vergeet

Automatisering hoeft niet bij vaste stappen te blijven. In mijn eigen bedrijf werkt Max: een zelflerende AI die ik heb ingericht en die meewerkt. Max automatiseert terugkerende taken en pakt eenvoudige vragen en aanvragen zelfstandig op.

Autonoom betekent niet onbewaakt. Max legt voor wat afwijkt van het gebruikelijke, ik controleer wat er is gedaan, en zodra iets om een mens vraagt neem ik het over. En je weet altijd of je Max of mij aan de lijn hebt — dat zeg ik er gewoon bij.

Het hele verhaal achter Max staat op de pagina over mij.

Maxdigitale collega

Neemt terugkerend werk overStandaardhandelingen en meldingen lopen door, ook buiten kantooruren.
Beantwoordt eenvoudige vragenZodat je niet hoeft te wachten tot ik tijd heb.
Leert van wat er langskomtHoe vaker een situatie voorbijkomt, hoe beter Max hem herkent.
Legt voor wat afwijktWijkt iets af van het gebruikelijke, dan komt het bij mij terecht.

Ik controleer wat Max doet en neem het over zodra het daarom vraagt.

Hoe zo’n traject begint

Het begint met een gesprek over wat er nu met de hand gebeurt

Geen plan van aanpak van dertig pagina’s. Ik wil eerst weten hoe je week er nu uitziet, en waar de irritatie zit.

Vertellen wat je doet

Je loopt met me door wat er elke week terugkomt en wie het doet. Dat hoeft geen technisch verhaal te zijn — hoe het bij jou werkt, is genoeg.

Kijken wat er al is

Meestal staat het meeste er al: een telefooncentrale, een website, een mailbox, een systeem waar je in werkt. Ik kijk wat daarvan aan elkaar te knopen valt, zodat je niet iets nieuws hoeft te kopen.

Klein beginnen

Ik bouw eerst één handeling om en die gebruik je gewoon in de praktijk. Werkt het zoals je bedoelde, dan bouw ik verder. Zo niet, dan pas ik het aan.

Het blijft draaien

Wat ik bouw houd ik in de gaten. Maatwerkoplossingen neem ik mee in mijn monitoring, zodat het opvalt als er iets stilvalt — en niet pas als jij het mist.

Wat kost maatwerk?

Voor maatwerk bestaat geen vaste prijs. De ene automatisering is een middag werk, de andere vraagt meer uitzoekwerk omdat de systemen erachter zich minder makkelijk laten koppelen.

Wat wel vaststaat, is mijn uurtarief — dat vind je op de tarievenpagina. Ik reken af per kwartier. Vertel me wat je in gedachten hebt, dan zeg ik vooraf wat ik verwacht dat het wordt.

Bekijk mijn tarieven Vraag een offerte aan

Sluit hierop aan

Wat er vaak naast maatwerk loopt

MonitoringWat ik voor je bouw, bewaak ik ook. Valt er iets stil in een flow, dan zie ik dat — in plaats van dat jij je afvraagt waarom het ineens stil blijft.Bekijk monitoring Support en remote hulpLoopt er iets vast, of werkt iets net anders dan je verwachtte? Dan kijk ik op afstand mee en los ik het op.Bekijk support Microsoft 365 en cloudMail, agenda en bestanden zijn vaak precies de plekken waar een automatisering op aansluit.Bekijk Microsoft 365 en cloud Het verhaal achter MaxHoe mijn digitale collega is ontstaan, wat Max doet en hoe ik de kwaliteit in de gaten houd.Lees over mij

Aan de slag

Zal ik kijken wat er bij jou vanzelf kan?

Vertel me kort wat er nu elke week met de hand gebeurt — hoe klein ook. Dan zeg ik eerlijk of het te automatiseren valt, wat ik zou bouwen en wat dat ongeveer kost. Krijg je me niet meteen te pakken, laat dan je nummer achter in het formulier hiernaast, dan bel ik je terug.

Vraag een offerte aan Stuur een WhatsApp