Project · Automatisering · klantcase
Voor een klant met meerdere medewerkers loste ik twee dingen tegelijk op: gemiste oproepen die zonder opvolging bleven, en WhatsApp-gesprekken die verspreid stonden over de telefoons van verschillende collega’s.
Een gemiste oproep verdween in het niets — niemand belde vanzelf terug. Daarnaast liepen de WhatsApp-gesprekken met klanten via de persoonlijke telefoons van medewerkers, zonder overzicht van wie welke vraag al had opgepakt.
Een gemiste oproep verdween in het niets. Of er nog contact kwam, hing af van hoeveel geduld de beller had.
Elke gemiste oproep wordt een gesprek dat ergens landt, bij een collega die ziet dat hij het oppakt.
De telefooncentrale (Voys) stuurt bij een gemiste oproep automatisch een webhook naar n8n, dat direct een WhatsApp-bericht verstuurt naar de beller. Alle WhatsApp-conversaties komen samen in Chatwoot, een gedeelde inbox waar het hele team vanuit werkt.
De stappen van de gemiste oproep tot het bericht in Chatwoot gebeuren volledig automatisch. Pas bij de laatste stap komt er een mens aan te pas: iemand die het gesprek in de gedeelde inbox oppakt.
Bij een gemiste oproep stuurt Voys een webhook — een automatisch bericht met gegevens over de oproep — naar de volgende stap in de keten.
n8n vangt die webhook op en stuurt op basis daarvan automatisch een WhatsApp-bericht naar de beller, zonder tussenkomst van een medewerker.
Alle WhatsApp-gesprekken komen binnen in Chatwoot. Meerdere medewerkers kunnen tegelijk meekijken en gesprekken oppakken vanuit één overzicht.
n8n en Chatwoot draaien op een eigen VPS in Amsterdam — geen afhankelijkheid van een derde partij, en de data blijft binnen Nederland.
Een gemiste oproep krijgt binnen enkele seconden een WhatsApp-opvolging, in plaats van helemaal geen opvolging. Het team ziet in één inbox wie een gesprek al heeft opgepakt, in plaats van los over losse telefoons.
Gemiste aanvragen, verspreide WhatsApp-gesprekken of een team dat een gedeeld overzicht mist. Vertel wat er bij jou misgaat.