Zakelijk · IT-beheer uitbesteden

IT-beheer uitbesteden: wanneer is dat verstandig?

Op een gegeven moment kost je IT meer aandacht dan je eraan wilt geven. Dan komt de vraag: iemand aannemen, of het buiten de deur leggen? Op deze pagina staat wanneer dat tweede logisch is, wanneer niet, en hoe de overstap in zijn werk gaat. Zonder beloftes over besparingen die ik niet kan waarmaken.

Doe eerst de IT-nulmeting Stuur me een appje

Herkenbaar?

Je bent zelf het aanspreekpunt geworden, zonder dat je daarvoor gekozen hebt
Niemand weet precies welke licenties er lopen en op wiens naam
Als er iets stukgaat, begint het zoeken naar wie je moet bellen
Je hebt geen idee of je back-up het doet
Er is te weinig werk voor een eigen IT’er, maar te veel om erbij te doen

Eerst de vraag zelf

Wanneer uitbesteden logisch is, en wanneer niet

Ik zeg liever vooraf dat het niet past dan dat je er na een half jaar achter komt.

Dan is uitbesteden logisch

Je hebt tussen de vijf en vijftig werkplekken en geen eigen IT-afdeling.
Er is te weinig werk om iemand fulltime bezig te houden, maar te veel om er zelf bij te doen.
Je wilt dat iemand het bijhoudt, niet alleen repareert als het al stuk is.
Je hebt behoefte aan iemand die je omgeving kent, zodat je je verhaal niet elke keer opnieuw hoeft te doen.

Dan zou ik het niet doen

Je hebt een handvol werkplekken en belt twee keer per jaar. Neem dan een strippenkaart.
Je hebt iemand nodig die er elke dag fysiek is. Dat ben ik niet, en dat wordt niet anders.
Je zoekt een partij met een bemenste helpdesk buiten kantooruren of een securityteam dat continu meekijkt.
Je hebt contractueel gegarandeerde responstijden of certificering nodig. Dat kan ik niet leveren.

De vergelijking

Iemand aannemen of het buiten de deur leggen

Allebei heeft het voor- en nadelen. Hieronder staan ze naast elkaar, ook de punten waarop een eigen IT’er wint.

	Eigen IT’er in dienst	Externe IT-partner
Aanwezigheid	Elke dag op kantoor, loopt even langs	Op afroep. Meestal hoor je nog dezelfde werkdag van me
Vakantie en ziekte	Dan ligt het stil, of je huurt alsnog iemand in	Loopt door. Monitoring en back-up staan niet stil omdat ik een week weg ben
Kennisbreedte	Wat die ene persoon toevallig weet en bijhoudt	Wat ik bij andere bedrijven al ben tegengekomen
Kosten	Een vast bedrag per maand, ook in de rustige maanden	Je betaalt voor beheer en voor de tijd die je gebruikt
Betrokkenheid	Zit in je team, kent de mensen en de gewoontes	Komt van buiten. Ik ken je omgeving, niet je koffieautomaat
Als diegene vertrekt	De kennis loopt de deur uit	Het overzicht ligt vast en is overdraagbaar

Wat ik je niet ga vertellen, is dat uitbesteden altijd goedkoper is. Dat hangt er volledig vanaf. Heb je veertig man en elke dag IT-werk, dan kan een eigen IT’er prima uitpakken. Onder de twintig werkplekken is er meestal niet genoeg werk om iemand fulltime bezig te houden, en betaal je vooral voor beschikbaarheid.

Op andere IT-sites zie je percentages staan over hoeveel je bespaart. Die cijfers zijn nergens op gebaseerd en ik neem ze niet over. Wil je weten wat het bij jou wordt, dan reken ik het door met jouw aantallen.

Wat je uit handen geeft

En wat je zelf houdt

Het bijhouden

Werkplekken, Microsoft 365, accounts, updates, tweestapsverificatie en back-up. Het werk dat je alleen merkt als het niet gebeurt.

Het uitzoeken

Waarom iets niet werkt, welke licentie je nodig hebt, of dat apparaat uit die aanbieding wel deugt. Je belt en je krijgt antwoord.

Niet: de zeggenschap

Waar het kan staan je diensten op naam van jouw bedrijf, ook als ik ze beheer. Jij bent de eigenaar, ik doe het werk. Hoe dat precies zit, staat bij mijn werkwijze.

Welke diensten er precies onder een beheerafspraak vallen en welke er nadrukkelijk buiten blijven, staat op de pagina over Managed IT. Daar staat ook wat ik niet beloof.

De overstap

Hoe je overstapt zonder dat er iets stilvalt

Niet alles op één dag. Eerst kijken, dan het grootste risico wegnemen, daarna de rest.

1

Nulmeting

Drie kwartier, twaalf punten. Je weet daarna waar je staat, ook als je verder niets doet.

2

Voorstel

Wat ik overneem, wat het kost en in welke volgorde. In gewone taal.

3

Eerst het risico

Back-up, tweestapsverificatie en beheerdersrechten. Dat is het meeste risico voor het minste gedoe.

4

Dan de rest

Werkplekken, licenties en toegang, gefaseerd. Ondertussen werkt iedereen gewoon door.

5

Overzicht

Je krijgt op papier wat er draait, op wiens naam en tot wanneer. Ook als je nergens heen gaat.

Waar ondernemers tegenaan hikken

De drie dingen die mensen tegenhouden

“Straks kom ik nooit meer van ze af”

Terechte zorg, want zo werkt het bij veel partijen wel: alles hangt onder een verzamelaccount van het IT-bedrijf en bij vertrek is er niets om over te dragen. Bij mij staat het op naam van jouw bedrijf waar dat kan, en waar het niet kan krijg je het volledige overzicht. Hoe het afscheid eruitziet, ligt vooraf vast.

“Er gaat vast iets mis tijdens de overstap”

Daarom gebeurt het gefaseerd en buiten je drukste momenten om. Ik begin met wat er naast je huidige situatie kan draaien, zoals back-up en monitoring. Pas als dat staat, komt de rest. Er hoeft nooit iets uit voordat het nieuwe werkt.

“Ik moet dan mijn huidige IT’er afzeggen”

Dat hoeft niet per se. Een deel overnemen kan ook, zolang we vastleggen wie waarover gaat. En als je wel afscheid neemt: dat gesprek voer jij, maar ik vertel je precies wat je moet opvragen zodat je niets kwijtraakt.

Veelgestelde vragen

Voordat je het vraagt

Hoe lang duurt een overstap?

Voor een kantoor van tien tot twintig werkplekken meestal een paar weken, verspreid. Het grootste risico is binnen een week weg; de rest gaat in je eigen tempo.

Moet ik meteen alles overzetten?

Nee. Veel bedrijven beginnen met back-up en beveiliging en breiden pas later uit. Dat is ook goedkoper om mee te starten.

Wat als het niet bevalt?

Dan stop je. Er is geen opzegtermijn die je vastzet, en wat op jouw naam staat blijft van jou. Zie mijn werkwijze.

Praat je met mijn huidige IT-partij?

Als jij dat wilt, graag. Een nette overdracht scheelt iedereen tijd. Wil je het liever zelf regelen, dan krijg je van mij het lijstje met wat je moet opvragen.

Wat kost het?

Beheer krijgt een vast maandbedrag dat afhangt van het aantal werkplekken en de scope. Los werk gaat per kwartier tegen € 70 per uur. Zie de tarieven.

Werk je buiten Brabant en Limburg?

Op afstand help ik heel Nederland. Langskomen doe ik binnen mijn werkgebied; daarbuiten spreken we vooraf iets af.

Begin niet met een offerte, begin met weten waar je staat

De nulmeting kost je drie kwartier en verplicht je tot niets. Je krijgt een rapport van twee pagina’s dat van jou is, ook als je verder niets met mij doet.

Vraag de nulmeting aan Stuur me een appje

Liever bellen? Dat kan op 085 800 0549.