Zo werk ik als je IT-partner

Een IT-omgeving wordt zelden in een keer rommelig. Het gebeurt beetje bij beetje: een dienst hier, een proefaccount daar, een licentie op naam van iemand die allang is vertrokken. Twee jaar later weet niemand meer precies wat er draait, wie ergens bij kan, en wat er zou gebeuren als je van leverancier wisselt. Dat is geen ramp die zich aankondigt. Je merkt het pas op het moment dat je iets wilt veranderen.

Daarom leg ik een paar dingen vast voordat ik begin. Niet omdat het moet, maar omdat het jou de vrijheid geeft om over drie jaar iets anders te willen.

Je hoeft niet te weten wat je nodig hebt om te kunnen bellen. Meestal weet je alleen dat het zo niet langer gaat. Zo ziet de eerste periode eruit.

• 1Je neemt contact opVia het offerteformulier, een appje of gewoon de telefoon. Vertel in een paar zinnen wat er speelt. Een complete inventarisatie hoef je niet te hebben, daar ben ik voor.
• 2We kijken samen naar wat er nu draaitIk neem de tijd om je situatie en je doelen te begrijpen voordat ik iets voorstel. Welke systemen er zijn, wat er misgaat, waar je naartoe wilt. Dat gesprek kost je niets en verplicht je tot niets.
• 3Je krijgt een voorstel met de prijs erbijIn gewone taal, zodat je snapt waar je ja tegen zegt. Zie ik iets dat beter of goedkoper kan, dan staat dat er ook in, ook als het mij minder oplevert.
• 4Ik richt het in volgens de afspraken hieronderOp jouw naam waar het kan, tweestapsverificatie aan, back-up getest. En je krijgt het overzicht van wat er draait en waar het staat.

1. Je weet altijd op wiens naam iets staatWaar het kan, richt ik een dienst in op naam van jouw bedrijf: jij bent dan de eigenaar en ik doe het beheer. Waar dat niet kan, staat het op mijn naam en krijg je volledig inzicht in wat er draait en onder welke voorwaarden. Wat het ook is, je hoort het vooraf en niet pas bij je vertrek.
2. Je hoort vooraf wat het kost, en tussentijds als het anders looptIk zeg wat ik denk dat het gaat kosten voordat ik begin. Loopt het anders, dan hoor je dat terwijl ik bezig ben en niet achteraf op de factuur. Jij beslist of ik doorga.
3. Geen abonnement dat je niet gebruiktBel je me een keer per jaar, dan betaal je een keer. Vaste maandbedragen bestaan alleen waar ze ergens op slaan, zoals hosting en monitoring. Wil je juist wel vaste afspraken, dan kan dat ook.
4. Ik zeg het als iets beter of goedkoper kanOok als het mij minder oplevert. Zie ik dat je voor iets betaalt wat je niet gebruikt, of dat een goedkopere licentie volstaat, dan hoor je dat van mij.
5. Wat op afstand kan, doe ik op afstandDat is meestal sneller opgelost en het scheelt je de kilometervergoeding. Langskomen doe ik als het langskomen vraagt.

Veel leveranciers nemen diensten voor hun klanten af via een partnerportaal: alles hangt onder een verzamelaccount van het IT-bedrijf. Dat is sneller inrichten en vaak goedkoper inkopen. Het nadeel merk je pas als je weg wilt, want dan is er niets om over te dragen. Je omgeving zit technisch vast aan een account waar jij geen eigenaar van bent.

Twee dingen kan ik niet op jouw naam zetten, en dat zeg ik er liever meteen bij dan achteraf. Microsoft 365-licenties koop ik in via een reseller, op mijn eigen account. De back-up van je Microsoft 365-omgeving draait bij mij. Dat is voor jou goedkoper en voor mij beheersbaar, maar het betekent wel dat die twee niet simpelweg van eigenaar wisselen.

Daar zet ik inzicht tegenover. Je krijgt van mij precies te zien welke licenties er lopen, hoeveel, tot wanneer en bij welke partij, en waar je back-up staat en hoe je er zelf bij komt. Genoeg om het bij een andere partij opnieuw af te sluiten zonder dat je iets kwijtraakt of achteraf voor verrassingen komt te staan. Vraag je erom, dan krijg je dat overzicht, ook als je nergens heen gaat.

Het kost me iets meer werk bij het inrichten. Het scheelt jou een hoop bij de eerstvolgende verandering, en mij een hoop uitzoekwerk als er iets misgaat.

Overzicht en veiligheid zijn hetzelfde probleem van twee kanten bekeken. Wat je niet in beeld hebt, kun je ook niet beschermen. Deze vier liggen daarom vast, ook als niemand erom vraagt.

Een IT-partner die je niet kwijt kunt is geen partner maar een probleem. Daarom weet je vooraf hoe het afscheid eruitziet. Het is een korte lijst, en dat is precies de bedoeling.

• 1Wat op jouw naam staat, blijft van jouDie accounts staan al op je bedrijf, dus daar hoeft niets overgezet te worden. Je nieuwe partij krijgt toegang, of jij zelf.
• 2Ik haal mijn eigen toegang eruitBeheeraccounts, monitoringkoppelingen en opgeslagen wachtwoorden. Je krijgt te horen wat er weg is, zodat je het kunt nalopen.
• 3Apparatuur in bruikleen komt terugZoals het monitoringapparaat. Dat is en blijft mijn eigendom, de rest van de omgeving is dat nadrukkelijk niet.
• 4Voor de rest krijg je het volledige overzichtLicenties en back-up die op mijn naam staan, kun je niet meenemen, maar wel opnieuw afsluiten. Je krijgt op papier welke diensten er draaien, bij welke partij, in welke aantallen en tot wanneer, zodat je nieuwe partij precies weet wat hij moet regelen.

Wat Max wel en niet zelfstandig mag doen staat uitgeschreven op de pagina over Max. Elke wijziging aan jouw systemen gaat langs mij.