Het is belangrijk om een back-up van uw gegevens te maken, ongeacht of u Office 365 of een andere productiviteitsapp gebruikt. Het verliezen van gegevens kan kostbaar zijn in termen van zowel geld als tijd, en kan ook resulteren in het niet naleven van wet- en regelgeving. Aangezien Microsoft geen volledig en snel herstel van verloren of beschadigde Office 365-gegevens garandeert, is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat u een back-up plan hebt om uw bedrijf te beschermen. Om het risico van gegevensverlies te minimaliseren, is het raadzaam om regelmatig een back-up van uw gegevens te maken en deze op een veilige locatie op te slaan. Dit zorgt ervoor dat u een betrouwbare methode hebt om uw gegevens te herstellen in het geval van een ramp of een andere onverwachte gebeurtenis.

Laten we eens kijken naar Microsofts eigen gegevensbescherming versus uw verantwoordelijkheden.

Waar beschermt Microsoft u voor, en waar moet je jezelf voor beschermen?

Een abonnement op Microsoft Office 365 kan enkele back-up opties bevatten, maar deze bieden mogelijk onvoldoende bescherming voor uw gegevens. De back-up wordt mogelijk niet lang genoeg bewaard en is mogelijk niet beschermd tegen per ongeluk verwijderen. Bovendien kunnen uw gegevens gevaar lopen door ransomware-aanvallen.

Om uw gegevens volledig te beschermen, kunt u een back-up oplossing overwegen die bescherming biedt tegen onderander de volgende functies: langdurige opslag, bescherming tegen per ongeluk verwijderen en bescherming tegen ransomware-aanvallen.

Samenvatting 

Microsoft beschermt je voor:

• Bescherming tegen dienstverlies door hardwarefouten of natuurrampen
• Bescherming op korte termijn tegen gebruikers- en beheerfouten

Je eigen verantwoordelijkheid is:

• Onopzettelijke verwijdering
• Hackers, ransomware en andere malware
• Kwaad willende insiders

Daarom beveelt Microsoft back-up door derden aan in de sectie Service Availability van haar Services Agreement.

Hoe zit het met OneDrive?

Het gebruik van een cloudopslagdienst, zoals Microsoft OneDrive, kan een handige manier zijn om bestanden vanaf meerdere apparaten op te slaan en te openen. Het is echter belangrijk om te begrijpen dat vertrouwen op OneDrive als enige vorm van back-up kan leiden tot gegevensverlies. Dit komt omdat OneDrive wijzigingen in bestanden synchroniseert op alle aangesloten apparaten. Daarom, als een bestand per ongeluk wordt verwijderd of geïnfecteerd op een apparaat, zal de verandering worden weerspiegeld in de cloud en op alle andere gesynchroniseerde apparaten. Het wordt aanbevolen om een combinatie van zowel lokale als cloud gebaseerde back-up oplossingen te gebruiken om de veiligheid en beveiliging van uw belangrijke bestanden te garanderen.

Hoe maak je een reservekopie van Microsoft Office?

Back-up oplossingen die onafhankelijk zijn van Microsoft-servers kunnen een effectieve manier zijn om uw Office 365-gegevens te beschermen tegen per ongeluk verwijderen, gebruikersfouten, ransomware en corruptie. Met deze oplossingen kunt u bestanden, mappen, mails en toepassingen van Office 365 granulair herstellen, zodat u uw gegevens snel kunt herstellen en aan eventuele bewaar vereisten kunt voldoen. 

Niet alle Office 365 back-up tools bieden echter uitgebreide dekking voor alle Office 365 producten, dus het is belangrijk om de functies en mogelijkheden van de back-up oplossing zorgvuldig te evalueren om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan uw behoeften op het gebied van gegevensbescherming. Overweeg in het bijzonder of de tool Microsoft Teams ondersteunt en granulaire en permissie herstellingen biedt.

Heb je vragen of ben je benieuwd waarom en of een backup van Office 365 voor jou onderneming interessant is? Neem dan vooral contact op!